Do pozyskania dofinansowania w ramach pomocy UE konieczne jest przygotowanie odpowiedniej dokumentacji. Jej zawartość jest zależna od rodzaju projektu oraz funduszu z którego będzie on finansowany. W każdym z przypadków musi zawierać ona wniosek a w niektórych przypadkach także studium wykonalności inwestycji oraz raport o oddziaływaniu na środowisko. Dokumenty te są następnie składane w odpowiedniej jednostce zarządzającej lub pośredniczącej w zależności od wybranego programu. Koszt przygotowania wyżej wymienionych opracowań jest bardzo zróżnicowany, gdyż każda inwestycja ma swoją specyfikę i skalę. Jednak nie może on przekraczać 5% całkowitych kosztów inwestycji.

Wniosek

Wniosek przygotowywany jest w oparciu o ujednolicone formularze, składa się on z kilkunastu stron zawierających najistotniejsze informacje na temat inwestycji. Uzasadnia on potrzebę dofinansowania projektu oraz przedstawia rezultaty jakie zostaną osiągnięte w wyniku realizacji przedsięwzięcia. Przy niektórych projektach konieczne jest także dołączenie do wniosku Studium Wykonalności oraz Raportu o oddziaływaniu inwestycji na środowisko.

Studium Wykonalności

Celem Studium Wykonalności jest dostarczenie przesłanek do podjęcia decyzji o przyznaniu środków finansowych z funduszy pomocowych dla planowanego przedsięwzięcia. Służy ono do sprawdzenia czy przedsięwzięcie jest stabilne z finansowego punktu widzenia, czy jest korzystne społecznie, czy dąży zrównoważonego rozwoju regionu. Studium analizuje również alternatywne rozwiązania techniczne oraz bierze pod uwagę szeroko rozumiany interes społeczny. W przypadku inwestycji infrastrukturalnych często ujmuje niemierzalne korzyści społeczne czy środowiskowe tj. poprawa standardu życia mieszkańców, wzrost atrakcyjności turystycznej bądź inwestycyjnej regionu, redukcja zanieczyszczeń.
Studium Wykonalności składa się z dwóch części:

Część I zawiera opis projektu w tym historię projektu, uzasadnienie inwestycji, analizę stanu istniejącego i wynikające z niej problemy, cele projektu, rezultaty możliwe do osiągnięcia po zrealizowaniu inwestycji.

Część II dotyczy analizy ekonomiczno - finansowej projektu, oceny pozycji finansowej benefincjenta, a także analizy opcji, analizy technicznej i analizy ryzyka i wrażliwości.

Raport o oddziaływaniu na środowisko

Opracowanie to analizuje wpływ projektu na środowisko, w szczególności na ludzi, faunę, florę, glebę, wodę, powietrze, klimat, dobra materialne, dobra kultury, krajobraz oraz wzajemne powiązania między tymi elementami. Opisywane są także różne warianty, w tym wariant polegający na niepodejmowaniu przedsięwzięcia, oraz wariant najkorzystniejszy dla środowiska. Raport powinien zawsze uwzględniać oddziaływania przedsięwzięcia na etapach jego realizacji, eksploatacji, likwidacji, jak również w przypadku nieprzewidzianych awarii.

Dokumentacja przetargowa

W przypadku projektów objętych procedurą przetargową, musi zostać opracowana dokumentacja przetargowa, według wytycznych komisji europejskiej. Obejmuje ona 5 części w języku polskim i angielskim. Są one następujące:

1. Instrukcje dla oferentów - zawierają one szczegółowe wytyczne dotyczące składania ofert, formularze związane z ofertą przetargową i oferentem,
2. Kontrakt - zawiera ogólne oraz szczegółowe warunki kontraktu, jak np.: obowiązki inwestora i wykonawcy, ustalenia dotyczące terminów rozpoczęcia, wykonania i odbioru prac, itp.
3. Specyfikacje techniczne - szczegółowe wymagania dotyczące stosowanych materiałów i rozwiązań technicznych,
4. Przedmiar robót - szacunki dotyczące wielkości nakładów inwestycyjnych
5. Dokumenty projektowe - rysunki - projekty budowlane - opisy techniczne oraz rysunki.